Agil werden

Warum spricht eigentlich alle Welt neuerdings von „Agilität“ – und meint damit nicht etwa besonders fitte oder sportbegeisterte Menschen, sondern eine Art der Unternehmensführung? Agile Unternehmen gelten als modern. Anders als klassische, nach dem sogenannten Wasserfall-Prinzip agierende Firmen lassen sie viel zu: Selbstorganisation der Teams, kurze Planungs- und Entwicklungszyklen, Experimentieren mit neuen Methoden, Augenhöhe.

Agile Organisationen sind wendig, effizient, kundenorientiert, technologisch auf dem neuesten Stand. Sie wollen schneller hochwertige Produkte oder Dienstleistungen hervorbringen, flexibel auf Marktveränderungen reagieren – oder besser noch der Entwicklung voraus sein.

Doch wie werden wir nun agil? Dazu sind wir ins Trainingslager für Agilität gegangen: bei der HEC GmbH, einem IT-Unternehmen, das in der Bremer Überseestadt Individualsoftware entwickelt.* Ein Programm für mehr Bewegung im Unternehmen!

Manches braucht Routine und Zeit. Wahrscheinlicher ist heutzutage aber, dass deine Organisation unter einem hohen Veränderungsdruck steht. Agiles Management ist überall dort interessant, wo komplexe Prozesse organisiert werden müssen, viel Kundenorientierung gefordert ist, Innovationen her müssen oder Kreativität Raum braucht.

Die IT-Wirtschaft hat ausgehend von den USA seit den 90er-Jahren agile Verfahren entwickelt. Den richtigen Rahmen dafür lieferten im Frühjahr 2001 eine Gruppe von Softwareentwicklern mit dem Agilen Manifest, das während einer Konferenz im US-amerikanischen Utah entstand.

Nach dem Motto „Gut ist, was läuft!“ wollten die Softwareexperten künftig nicht mehr endlos viel Zeit mit Projektplanungen verschwenden – die dann doch bald wieder überholt waren, sondern schnell gut funktionierende Software ausliefern. Veränderungen – ob vom Markt, der Technologie oder dem Kunden angestoßen – sollten leicht umgesetzt werden können. Diese wurden sogar als höchst willkommen eingeschätzt, wenn sie zum Wettbewerbsvorteil des Kunden genutzt werden könnten. Ein agiles Team, so die Manifest-Schreiber, könnte durch Veränderungen lernen und kontinuierlich besser und effizienter werden.

Den IT-Experten ging es aber nicht um eine permanente Hochleistungsdynamik, sondern darum, den Blick für nachhaltige Entwicklungen zu schärfen und sich auf die wirklich wichtigen Anforderungen zu fokussieren. Eines der im Agilen Manifest formulierten zwölf Prinzipien heißt:  „Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren – ist essenziell.“

Inzwischen gibt es zahlreiche Ansätze, die agiles Management in Wirtschaftsunternehmen verschiedener Branchen, Non-Profit-Organisation oder Behörden anwenden.

Finde deine Grundhaltung. Bei Agilität geht es um Menschen und die Art und Weise wie sie zusammenarbeiten. Agiles Arbeiten ist für viele Menschen interessant, weil es Individualität und Selbstverwirklichung zulässt. Arbeit stiftet Sinn. Die Vorteile von agilen Methoden bekommt man allerdings oft nur durch erhebliche kulturelle Veränderungen im Unternehmen.

Nur wenn Individuen gut miteinander interagieren, können sie gute Lösungen finden. Diese Erkenntnis stammt ebenfalls von den Schreibern des Agilen Manifests und ist gar nicht so banal. Lange Zeit standen in der Softwareentwicklung Technologien und Prozesse im Vordergrund. Die Erwartungen der Kunden wurden dagegen oft enttäuscht. Absprachen der Projektbeteiligten klappten nicht und die Stimmung in den Teams war oft ganz unten.

Oberster Maßstab agiler Organisationen ist deshalb die Zufriedenheit des Kunden. Diese erzielt man nur durch eine starke Mitarbeiterorientierung. Agile Konzepte sehen Mitarbeiter als von innen heraus motivierte Menschen. Eines der zwölf Prinzipien des Agilen Manifests lautet: „Errichte Projekte rund um motivierte Individuen. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen und vertraue darauf, dass sie die Aufgabe erledigen.“

In agilen Organisationen arbeiten sich selbst organisierende, interdisziplinär besetzte Teams. Ein vertrauensvolles Arbeiten erfordert neben Methodenkenntnis erhebliche Social Skills – von den Teams über die Führungskräfte bis hin zum Chef oder zur Chefin selber: Selbstverantwortung, Respekt, Fehlertoleranz und keine Angst vorm Scheitern!

Eine der agilen Methoden, Scrum, fördert fünf Grundwerte:

• Offenheit, Veränderung und das Ansprechen von Problemen benötigen Mut. Die Wahrheit hinsichtlich des Projektfortschritts zu sagen, Zusagen zu geben und zu Fehlern zu stehen – auch das erfordert Mut.
• Erfolgreich kann nur sein, wer konzentriert an seiner Aufgabe arbeitet, seine Anstrengungen und Fähigkeiten auf das zugesagte Ziel fokussiert.
• Teams und Management gehen eine Selbstverpflichtung ein, das gemeinschaftlich gesteckte Ziel zu erreichen.
• Ein Team besteht aus unterschiedlichen Menschen. Deshalb respektiere andere Menschen und ihre Meinungen. Wer sich respektiert fühlt, kann zu seinen Schwächen stehen.
• Offenheit schafft die Möglichkeit, dass Informationen zeitnah und transparent geliefert werden. So können alle wissen, was gerade das größte Problem ist. So kann jeder zur Lösung beitragen.

Probiere Agilität zunächst an einem überschaubaren Projekt aus, statt gleich die ganze Organisation umzukrempeln. Agil werden ist ein Prozess, bei dem  Kunden, Teams und Dienstleister gleichermaßen lernen müssen. Ein großer Vorteil der Methode ist: Unklare Briefings gehören der Vergangenheit an!

Agiles Arbeiten setzt auf das Prinzip „Schritt für Schritt“: In kurzen, überschaubaren Planungs- und Umsetzungszyklen werden konkrete Ergebnisse entwickelt (Prototypen) und in der Praxis getestet. IT-Entwickler sprechen von iterativen Prozessstrukturen. So kann das Risiko von Fehlplanungen und -kalkulationen reduziert werden. Alle Projektbeteiligten müssen den Entwicklungsfortschritt regelmäßig in Hinblick auf das zu erreichende Ziel überprüfen und bei Bedarf anpassen. Oberstes Gebot ist Transparenz: Die wesentlichen Aspekte des Prozesses müssen für alle Verantwortlichen jederzeit sichtbar sein.

Wähle einen Prozess- oder Handlungsrahmen, mit dem du agile Projekte systematisch angehen kannst. Es gibt unterschiedliche Ansätze. Zum Einsatz kommt, was funktioniert und zum Vorhaben passt. Einige Beispiele:

Lernen vom Designer: Design Thinking hilft dabei, innovative Lösungen und Produkte zu schaffen. Die Methode folgt dem Gedanken, dass Probleme besser gelöst werden können, wenn Menschen unterschiedlicher Disziplinen in einem die Kreativität fördernden Umfeld zusammenarbeiten, gemeinsam eine Fragestellung entwickeln, die Bedürfnisse und Motivationen von Menschen berücksichtigen und dann Konzepte entwickeln, die mehrfach geprüft werden.

Ran an die bunten Post-its: Das Kartensystem Kanban aus Japan ist eine Methode, um Produktionsprozesse zu steuern. Was eigentlich für effizientes Ressourcenmanagement in der Fabrikation erdacht wurde, lässt sich auch aufs Projektmanagement übertragen: Eine Tafel zeigt übersichtlich an, in welchem Bearbeitungsstatus sich Aufgaben gerade befinden. Die teilweise kostenfreie Projektmanagement-Software Trello bildet das Prinzip für Mobilgeräte nach.

Sozial im Netz: Auch mit webbasierter sozialer Software lässt sich agil arbeiten, zum Beispiel mit kollaborativen Plattformen wie „Confluence“ (Atlassian) oder dem Microsoft-Programm „SharePoint“. Social Intranet, Social Extranet, Projektmanagement, Ideenentwicklung oder Kundenmanagement: Auch die digitalen Anwendungen erfordern viel Selbstverantwortung, Teamarbeit und Austausch.

Leichtgewicht: Ein besonders durchdachter Prozessrahmen ist Scrum, mit dem sich komplexe Projekte durchführen lassen und das immer häufiger in der agilen Softwareentwicklung eingesetzt wird. Scrum verbindet effiziente, empirische Prozesssteuerung mit den Werten des Agilen Manifests. Nach Angaben der Entwickler Sutherland und Schwaber: „leichtgewichtig, einfach zu verstehen und schwierig zu meistern“.

Sorge dafür, dass agiles Arbeiten gelebt wird – und zwar täglich. Hilfreich sind zum Beispiel speziell ausgebildete Personen, die sich darum kümmern, dass Informationen fließen und Teams gut zusammenarbeiten.

Lerne zum Beispiel von Scrum. Dessen Spielregeln geben feste Rollen, Ereignisse, Artefakte und Regeln vor. So kümmert sich ein Scrum Master als Moderator darum, dass der Product Owner (Projektmanager oder Kunde) und die Entwickler sich auf ihre jeweiligen Aufträge konzentrieren können. Er sorgt auch für ein gutes Miteinander, indem die fünf Grundwerte beachtet werden. In festgelegten Prozessschritten (Sprint Planning, Daily Scrum, Sprint Review und Sprint Retrospective) gleicht das Team regelmäßig den Entwicklungsstand ab und sorgt für Verbesserungen – und das am besten persönlich, von Angesicht zu Angesicht.

*Möglich geworden ist dieser Leitfaden durch den Einblick in die Arbeit der HEC GmbH im Rahmen einer Agilen Hospitation. Ein herzlicher Dank geht deshalb an das HEC-Team – und ganz besonders an Konstanze Steinhausen – für die Möglichkeit, hinter die Kulissen zu blicken, und für den offenen Umgang mit interessierten Besuchern.